En 2024, 37 % des entreprises françaises citent la robotisation des processus (RPA) comme leur deuxième priorité de digitalisation, juste après le cloud (source : Option Finance). Autrement dit, l’automatisation n’est plus réservée aux grands groupes : elle devient un levier stratégique pour les PME. L’éditeur Zapier, spécialisé dans l’automatisation no-code, estime qu’une entreprise qui automatise trois processus métier peut libérer environ 9 heures de travail salarié par semaine (SMB Automation Report 2024). Bonne nouvelle : il n’est désormais plus nécessaire de coder, ni d’investir des dizaines de milliers d’euros pour enclencher cette transformation. Voici six processus internes qu’une entreprise de 10 à 100 collaborateurs peut robotiser en moins de trois mois.
Saisie des factures fournisseurs
La gestion manuelle des factures fournisseurs est un gouffre de temps pour les services administratifs. Grâce à une combinaison d’OCR cloud (comme Pennylane ou Dokmee) et d’un scénario Zapier déclenché à la réception d’une nouvelle facture, vous pouvez automatiser jusqu’à 70 % du temps de saisie comptable (Salesforce, 2024). Concrètement : une facture PDF reçue par e-mail est lue, les données sont extraites, puis automatiquement envoyées dans votre logiciel comptable ou ERP.
Pourquoi ça marche ? L’OCR (reconnaissance optique de caractères) identifie les informations clés comme la date, le montant ou le fournisseur, et le scénario Zapier déclenche une règle d’enregistrement. Résultat : moins d’erreurs, moins de ressaisies, et un suivi en temps réel de la comptabilité fournisseurs.
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Relance automatique des devis en attente
Combien de devis dorment dans vos CRM faute de relance ? En connectant votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Sellsy) à une solution d’automatisation, vous pouvez déclencher une relance 48 h avant l’échéance d’un devis non signé. Le scénario : un e-mail personnalisé est envoyé automatiquement, et une alerte est remontée dans Slack ou Teams pour que le commercial puisse intervenir.
Résultat : +13 points de conversion constatés en moyenne (Qonto Barometer, 2024). Cela s’explique par une meilleure réactivité et un timing pertinent : le client est relancé juste avant que son besoin ne s’estompe ou que la concurrence ne reprenne la main.
Onboarding salarié
Un recrutement réussi passe aussi par un onboarding fluide et rapide. Grâce à des outils comme Make.com ou Zapier, il est possible d’automatiser la création de tous les accès nécessaires à un nouvel arrivant : compte Microsoft 365, Slack, badge d’accès bâtiment, etc.
Chez une PME de services à Nantes (cas client Oxelea, 2024), ce scénario a permis de réduire de 2 heures le temps de paramétrage par collaborateur. Le déclencheur est souvent un formulaire RH ou une fiche candidat validée, et les actions s’enchaînent de manière totalement invisible pour l’utilisateur final.
Bénéfices : gain de temps pour les RH, meilleure image de l’entreprise auprès du nouvel arrivant, et réduction des oublis (accès manquants, droits mal configurés…).
Reporting mensuel consolidé
Le reporting financier et opérationnel est souvent un casse-tête, car les données sont éparpillées entre l’ERP, la banque, les outils de ventes et Google Analytics. En connectant ces sources via un outil RPA comme Power Automate, vous pouvez centraliser automatiquement les données dans un tableau Excel ou Google Sheets chaque mois.
Par exemple, un scénario récupère les chiffres de ventes dans l’ERP, les dépenses bancaires via une API, les stats de trafic web via Google Analytics, et compile le tout dans un dashboard. Résultat : 1 jour homme économisé tous les mois, selon le retour d’expérience de l’agence Bienvenum (2025).
Suivi des tickets SAV
Un bon service client repose sur une gestion fluide des demandes. Grâce à un webhook intégré à votre formulaire client, chaque nouveau ticket peut automatiquement créer une carte Trello ou tâche dans Monday.com, assigner un technicien et envoyer un accusé de réception personnalisé au client.
D’après 2LKATime, cela permet de réduire de 35 % le temps moyen de traitement des demandes (janvier 2025). Les étapes sont visibles, partagées, tracées et donc beaucoup plus efficaces qu’un simple suivi par e-mail ou fichier Excel.
Gestion des notes de frais
Les notes de frais représentent une source de friction constante pour les équipes. Grâce à l’automatisation, un collaborateur peut simplement prendre en photo son ticket, lequel est ensuite traité par OCR et intégré directement dans le logiciel comptable.
L’étude d’Option Finance montre qu’une PME peut obtenir un ROI moyen de 6:1 sous 12 mois en automatisant la gestion des notes de frais. Moins de papier, moins d’erreurs, moins de délais de remboursement, et un meilleur confort pour les collaborateurs comme pour la finance.
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Concept à retenir — No‑code automation
🧠 Le no‑code automation désigne les plateformes qui permettent de créer des workflows sans écrire une ligne de code : Zapier, Make, n8n, Power Automate. Le principe : connecter deux applis (CRM → Slack) via des “triggers” (événements) et “actions” (créer, envoyer, mettre à jour). Le coût d’entrée est modeste (10 à 30 €/mois) et la courbe d’apprentissage faible ; un utilisateur métier peut prototyper un flux en moins d’une heure. Idéal pour tester rapidement la valeur de l’automatisation avant de passer à la RPA industrielle.
Point de vigilance
⚠️ Erreur fréquente : multiplier les workflows personnels non documentés.
Conséquence : effet “shadow automation” : personne ne sait maintenir les scénarios en cas de départ d’un salarié.
Bonne pratique : documenter chaque flux (but, déclencheur, applications, owner) et centraliser la gestion sous un compte administrateur partagé.
Plan d’action en 4 étapes (≤ 90 jours)
| Semaine | Action | Outil conseillé |
| 1‑2 | Cartographier les tâches < 5 min & répétitives | Trello + post‑it |
| 3‑4 | Choisir la plateforme (Zapier, Make, Power Automate) | Tableau comparatif coût/fonctions |
| 5‑8 | Prototyper 1 workflow prioritaire | Zapier Free Tier |
| 9‑12 | Tester, mesurer, documenter et former l’équipe | Loom + notion SOP |
En bref…
Automatiser six processus clés vous permet de libérer 5 à 10 % de capacité interne sans investir massivement. Commencez petit : cartographiez vos tâches répétitives, choisissez un premier cas d’usage, testez-le avec une solution no-code, et mesurez le gain réel sous 90 jours.
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